[BUFS 취up] 학과 공부 충실하고 기업 인재상 파악해, 일찍이 취업 성공

 

국제비서학과 14학번 허미지 씨.

지원기업 사전 정보 파악 중요

학과 전공수업을 통해 전문지식 습득해

우리 대학 신문 취업면도 꼼꼼히 구독

우리 대학 국제비서학과 14학번 출신 허미지 씨는 현재 부산 코모도 호텔 비서로 근무 중이다. 그는 동아리 회장, 학과 부학생장, 총학생회 사무총괄국장 등을 역임하며 비서로서 자질을 키워왔다. 일찍이 취업에 성공한 그의 대학 생활과 취업 과정을 들여다보자.

 

– 지금 하시는 일에 대해 간단한 소개 부탁한다.
“내가 근무하고 있는 부산 코모도 호텔은 부산항의 전경이 한눈에 보이는 호텔로 조선 시대 왕궁의 모습을 그대로 재현한 호텔이다. 전통적인 건축의 미와 현대의 고급스러운 요소가 조화롭게 어우러진 특색 있는 호텔이다.

현재 나는 부산 코모도호텔 총지배인 비서로 근무하고 있다. 주로 상사의 회의 일정을 포함한 스케줄 관리와 회의록 작성 업무를 수행하고 있다. 통신 업무는 물론 회의 자료나 부서별 보고서 관리, 중요한 결재 문서 등을 관리한다. 임원실에 비서실이 위치해 있어, 임원과 관련된 회의 및 업무 일정 관리도 내 업무 중 하나다.”

허미지 씨가 코모도호텔 소집회의 전 회의 준비를 하고 있는 모습.

 

– 호텔 비서직 취업 과정은 어떻게 되나.
“당시 부산 코모도호텔은 비공식적으로 비서직 지원자를 모집했다. MOU가 체결되어 있는 대학의 추천 학생 등이 나와 함께 코모도호텔에 지원하게 됐다. 1차는 서류, 2차는 임원면접을 통해 최종 선발됐다. 임원면접에는 나를 포함한 2명이 참여했다.

임원면접 당시 총지배인이 면접관으로 참석했다. 호텔 비서직의 경우, 고객과 직접 마주하며 서비스를 제공하고 소통한다. 그래서 밝은 미소와 인사성을 겸비하고, 외적으로 깔끔하고 단정하게 준비한 지원자를 눈여겨보았던 것 같다. 또한, 총지배인은 준비된 지원자를 선발하고자 했다. 이 부분에서 좋은 점수를 받을 수 있었던 것 같다. 국제비서학과 졸업생으로서 4년간 비즈니스 용모와 자세를 갖출 수 있었기에, 최종적으로 좋은 결과를 이끌어낼 수 있었다.”

 

– 본인만의 취업 성공 포인트는 무엇인가.
“나의 취업 성공 포인트는 ‘맞춤’ 이었다. 기업의 인재상에 맞춰 서류를 준비했고 인재상에 걸맞은 지원자가 되기 위해 자격증을 취득하고 관련 활동을 하는 등의 노력을 했다. 서류를 작성할 때 비서 실습과 같은 직무와 직접적으로 연관된 활동 경험뿐만 아니라 다양한 경험 속에서 비서 직무에 관련된 부분을 세세히 캐치해 작성했다. 이로써 비서를 오랫동안 준비해왔다는 점을 어필할 수 있었다.

뿐만 아니라 코모도호텔에 관한 정보를 미리 파악하고 이를 면접에서 언급하며 큰 관심이 있었다는 것을 어필했다. 지원한 기업에 대한 사전 정보 파악은 면접관으로부터 큰 점수를 받을 수 있으니, 후배들이 이점을 명심했으면 좋겠다.

또 하나는 나의 강점인 ‘미소’가 성공 포인트가 됐다. 나는 면접 시 꾸준히 밝은 미소를 보였다. 면접 대기 시에도, 면접 중 답변할 때에도, 생각지 못한 질문을 받았을 때에도 미소를 잃지 않으며 고객을 상대하는 호텔 비서직에 적합한 사람임을 강조했다. 이는 비서로서 호텔 내 고객을 접하고, 내방객 응대 업무를 이행하는 호텔 비서직에 적합한 인재임을 어필하는 강한 성공 포인트가 됐다.”

 

– 전공을 살려 취업에 성공했다. 비서직 취업을 위해 대학 재학 중 어떤 노력을 했나.
“재학 시절 다양한 활동에 많이 참여했다. 2학년 때에는 학과 동아리 회장, 3학년 때는 학과 부학생장을 맡았다. 4학년 때는 총학생회 사무총괄국장으로 기획안과 예산안 등의 비즈니스 문서 작성법을 익힐 수 있었고, 회의를 할 수 있는 기회가 많았다. 더불어 교수님, 팀장님들과의 잦은 의사소통으로 보고하는 자세와 말투, 소통법을 배울 수 있었다. 마치 비서 실습이라고 할 만큼의 뜻깊은 경험들이었다.
학과 수업에서도 비서직에 대한 이론과 실무적인 요소를 익힐 수 있었다. 1학년 때부터 전공수업으로 ‘비서학원론’을 배우며 지원 분야에 대한 전문 지식을 습득했다. 이후 ‘비즈니스 매너’ ‘오피스웨어 실습’ 등 실제 비서직에 필요한 기술을 익히고 외적인 용모나 자세를 자세히 배울 수 있었다.

비록 사무직 관련 아르바이트나 비서와 관련된 교외 활동을 하진 않았지만, 교내에서 충분히 경험할 수 있는 활동을 통해 스스로 비서의 자질을 찾았다. 이 활동들로 나만의 이야기를 만들기 위해 노력했다. 높은 점수의 토익이나 다양한 어학 점수, 다수의 자격증 보유와 같은 대단하리만큼의 스펙은 아니지만, 나만의 경쟁력이 될 수 있는 활동 경험을 내세워 졸업 전 취업에 성공할 수 있었다.”

 

허미지씨가 이달 코모도호텔 부서장회의에 앞서 서류를 검토하고 있는 모습.

 

– 비서직 취업을 위해 기본적으로 준비해야 할 것은 무엇이고 이를 어떻게 준비했나. 또 본인이 특별히 준비했던 것이 있다면?
“비서직 취업을 위해 기본적으로 필요한 능력은 ‘비즈니스 문서’를 다루는 능력이다. 대부분 Microsoft office 프로그램을 사용해 문서를 다루는데, 기업마다 선호하는 오피스 프로그램이 다르다. 때문에 4가지 프로그램(엑셀, 파워포인트, 워드, 엑세스)에 관련된 지식과 기본적인 실력을 갖추어야 큰 어려움 없이 업무를 해나갈 수 있다. 관련된 자격증으로는 MOS MASTER, ICDL, 컴퓨터활용능력, 워드 등이 있으며 2가지 정도는 취득해야 한다. 우리 대학에서도 방학마다 자격증 프로그램 수업이 진행되니 어렵지 않게 접하고 배울 수 있다. 또한 비서학과가 아니더라도 비서직에 지원이 가능하다. 타 학과의 학생이 비서직에 지원하고 싶다면 비서 자격증을 취득하는 것을 추천하고 싶다. 그러면 비서라는 직업과 업무에 대한 전문적인 이해와 준비 자세 등을 습득할 수 있을 것이다.

취업을 준비할 때 도움이 되었던 것은 대학 신문 혹은 경제 신문을 구독한 것이다. 1학년 때부터 학과 경제학습 동아리를 통해서 경제 신문을 접할 수 있었다. 3학년이 되고 나서부터 취업 관련 기사들을 유의 깊게 살피며, 희망 직종과 관심 분야에 대한 기사를 스크랩하기도 했다. 4학년 때는 학교 신문도 구독하며 취업률과 취업 분야에 대해 알아갔다. 하나둘씩 스크랩하여 정보가 쌓이다 보니 취업 준비에 큰 도움이 됐다.”

 

– 언제부터 비서라는 꿈을 가지게 되었나. 꿈을 가지게 된 계기는 무엇인가?
“원래는 항공승무원의 꿈을 가지고 우리 대학 국제비서학과에 진학했다. 전공 교수님의 강의를 수강하며 점차 ‘비서’라는 직업에 대해 알아갔고, 경험담을 전해 들을수록 굉장히 매력 있는 직업임을 느꼈다. 다양한 학과 생활과 대학 생활을 지내오며 겪은 경험으로 성장하고 변해가는 나 자신의 성향과 성격에 대해 알아갈 수 있었고, 그 결과 4학년 2학기가 될 무렵 ‘비서’가 되고자 확신했다. 진로를 정했다고 하기에 다소 늦었다고 생각할 수 있지만, 지금 생각해보면 내가 4년간 활동하고 관심을 가졌던 부분은 ‘비서’라는 직업의 업무와 관계가 있었다. 결과적으로 나에게 맞는 직종을 깨닫게 되어 조급함은 없었던 것 같다.”

 

허미지 씨가 코모도호텔 비서실에서 전화 응대를 하고 있다.

– 비서 업무를 수행하면서 생각과는 달랐던 것이 있었다면 무엇인가.
“확실히 비서직을 준비할 때와 비서로 근무할 때는 달랐다. 상사의 스케줄에 맞게 일정을 정해놓으면 준비대로 진행될 것이라 생각했던 것과 달리 실제로는 생각보다 많은 경우의 수가 있다. 상사의 일정이 제시간에 끝나지 않아 뒤 일정이 미뤄지는 경우도 있고, 갑작스러운 회의 시간 혹은 장소 변경, 일정 취소, 내방객 방문 변경 등이 발생하면 급하게 조율하고 소통해야 한다. 그 외에도 생각지 못한 상황이 많이 발생한다. 4년간 배웠던 전공 지식을 바탕으로 문제없도록 업무를 이행하고 있지만 갑작스런 업무 처리나 또 다른 비서의 자세에 있어서 스스로 부족함을 느낀다. 희망하던 비서가 되어 활동 중이지만 상사의 곁에서, 회사 내 부서장 혹은 선배, 동료, 후배들을 보며 계속해서 배우고 성장하고 있다.”

 

– 비서를 꿈꾸는 학생들에게 전하고 싶은 말이나 조언이 있다면?
“많은 인기를 끌며 지난 7월 종영된 ‘김비서가 왜 그럴까’라는 드라마가 있다. 그 후 내 주변에 드라마 속 등장하는 화려한 비서의 겉모습과 회사 환경을 꿈꾸는 분들이 많았다. 실제로 주변 사람들이 나의 상사는 어떤 분인지, 회사 복지는 어떤지 등을 궁금해하기도 했다. 드라마를 통해서 비서를 꿈꾸게 된 분들도 있겠지만, 본래 비서를 꿈꾸는 학생들 혹은 준비생에게도 이런 드라마의 영향을 받을 수 있겠다고 생각했다.

이에 현실적인 시각으로 비서와 기업을 바라보는 것이 필요하며, 비서 혹은 사무직과 관련된 드라마를 시청할 때는 비서의 업무와 자세 등을 중점적으로 캐치해 기록해두고 숙지한다면 준비된 자세를 갖출 수 있을 것이다.

‘사무실에서 커피 타는 사람’ ‘전화 받는 사람’이라는 선입관이 있던 이전과 달리, 점차 존중받고 신임 받는 ‘비서’라는 직업에 자부심과 애정을 가지고 일하고 있다. 비서를 꿈꾸는 학생들도 본인이 희망하는 기업과 상사를 만나 나와 같은 느낌을 가질 수 있길 소망하며 어디서든 필요로 하는 멋진 비서가 되기를 응원한다.”

강예진 기자

yejink00@naver.com

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